”QNOVAs eDokument uppfyller kraven för vår ISO certifiering och har fungerat oerhört bra. Det har inneburit att vi lagt till nya policys och annan affärskritisk information i samma system.”
Kvalitets- och miljöansvarig
QNova eDokument™
– samla alla kvalitetsdokument i en databas med sökfunktion.
Med QNOVA eDokument förenklar du efterlevnad av ISO Standarder men även andra typer av dokument. Dokumenten lagras i en databas som du har tillgång till överallt, med en smart och enkel sökfunktion.
”Min uppfattning är att våra kunder snabbt ser affärsvärdet av eDokument. Vetskapen om att ett dokument är korrekt och har senaste version har stor betydelse för effektiviteten. Dessutom blir arbetet roligare när man slipper leta och jaga efter det rätta dokumentet.”
Magnus Olsson, specialist QNOVA eDokument
Vad ska jag tänka på när jag väljer lösning för eDokument?
Det finns ett antal väsentliga frågor som är avgörande i valet av lösning för eDokument. Du behöver först tänka igenom inom vilka tillämpningsområden som systemet är tänkt att användas och vilka funktioner du behöver.
Hur fungerar QNOVA eDokument?
I QNOVA eDokument skapas nya dokument utifrån färdiga mallar. Det är enkelt att söka fram dokument och uppdatera. Behörighetssystemet är väl utvecklat för att på ett säkert sätt hantera bolag och koncernstrukturer. QNOVA eDokument är uppbyggd på s.k ”low code” innebärande att alla flöden konfigureras och att ingen programmering är nödvändig. Det innebär att det går att skapa lösningar för alla typer av dokument och integrera flöden med QNOVA eSignering.
Vilka tillämpningsområden skall vi börja med?
QNOVA eDokument är möjligt att använda för alla typer av dokument och med möjlighet att integrera flöden och QNOVA eSignering.
Populära tillämpningsområden med QNOVA eDokument är:
– Handböcker och manualer.
– Ledningssystem med instruktioner, checklistor och färdiga mallar.
– Projektdokumentation.
– Personalhandböcker.
– Försäljning och marknad.
Finns det stöd för större informationsmängder?
Med ett strukturerat sätt att lagra dokument blir det lätt att hitta aktuell information och det möjliggör samtidigt att det går att hantera större mängder information.
Hur får jag tillgång till dokumenten?
Med ett väl utvecklat behörighetssystem och tillgång till internet skapas förutsättningar för tillgång till dokumenten. Genom att all framtagning och distribution av dokument kvalitetssäkras får alla tillgång till senaste version.
Kan man följa dokumentets livscykel?
QNOVA eDokument stödjer allt från framtagning, distribution, ändringar till arkivering med full spårbarhet och versionshantering. Alla typer av dokument och filer kan hanteras. Remisstöd hjälper till att säkerställa spårbarhet och riktighet i dokumenten.
Kan jag använda befintliga Excel och Word dokument?
QNOVA eDokument stödjer Excel- och Word-dokument och hela företagets ledningssystem kan läggas upp i QNOVA eDokument.
Kan jag lägga upp deadlines och automatiska påminnelser?
Genom att beskriva vilka olika deadlines du har i processen kan du korta ner ledtiderna på ett effektivt sätt. Systemet håller kontroll på dina deadlines och skickar automatiskt ut påminnelser när det är dags att agera. Missar du en deadline så påminner systemet även om detta. Ansvarig ställer in hur lång tid ”Ansvarig” ska ha på sig att agera inom varje flödessteg.
Kan jag konfigurera min egen dokumentstruktur?
QNOVA eDokument konfigureras efter dina egna dokumentstrukturer utifrån handböcker, kapitel och dokument samtidigt som du ”taggar” dokumenten till vald ISO standard.
Vill du kunna välja mellan olika autentiseringslösningar?
Autentisering är hur en person bekräftar den digitala signeringen. Vi har byggt in flera olika möjligheter i QNOVA eDokument till autentisering i QNOVA eSignering. För varje person som ska signera avtalet eller dokumenten finns det tre val. Det kan ske via BankID (Mobilt BankID), SMS-kod och en digital underskrift. Du väljer alltid utifrån dina behov på säkerhet.
Behöver IT avdelningen involveras?
Genom att QNOVA eDokument är en säker molntjänst så påverkas inte behovet av ny infrastruktur, brandväggar etc då allt ingår i molntjänsten. Om du vill ha ett login så är det möjligt att integrera QNOVA eDokument med företagets AD. Viktigt att gå igenom med IT-avdelningen alla frågor som berör säkerhet, inloggning mm.
Har du dokument med känslig information som kräver GDPR?
QNOVA eDokument ger en säker GDPR hantering genom hela processen. Kunden accepterar att dokument sparas med sin eSignatur. Vi använder aldrig några bilagor för att förhindra att känslig information sparas i enskilda e-postinkorgar.
Hur säker är online-tjänsten?
All kommunikation sker via krypterad förbindelse med daglig säkerhetskopiering. Lagringen sker i Sverige hos IP/Only med separata databaser. Vi arbetar i separata miljöer för utveckling och tester.
Vill du att din lösning ska fungera med andra affärssystem och ekonomiprogram?
QNOVA eDokument går att integrera med andra system. Du kan ta emot eller skicka information direkt in i ditt BI-system, CRM-system eller affärssystem. QNOVA har lång erfarenhet av anpassningar och integrationer gentemot andra system.
Vill du veta hur det går till?
Utifrån en väldefinierad struktur och QNOVAs erbjudande om kostnadsfri analys konfigureras miljön av QNOVA. Efter genomgång och utbildning kan du börja arbeta i systemet.
Vill du veta kostnaden?
Installation och utbildning offereras som en fast kostnad därefter debiteras du en fast abonnemangskostnad varje månad.
Hur ser bindningstiden ut?
Avtalet tecknas på 12 månader med en uppsägningstid om 3 månader.
Vad kan QNOVA eDokument betyda för dig som arbetar med:
Som säljare/säljchef hjälper eDokument dig med:
– En strukturerad offert-process ger mer tid för värdeskapande arbete.
– Säkrare offert-process ger ökad lönsamhet vid affär
– Tiden du sparar genom att slippa leta efter senaste version av offertmallen.
Som HR hjälper eDokument dig med:
– Mallar för anställningsavtal, anställningsbevis mm för snabb hantering.
– Personalhandboken tillgänglig för alla anställda via internet.
Som IT hjälper eDokument dig med:
– Kontroll på processflödet vid implementering av nya system.
– Uppföljningar och analys.
– Hantering av supportärenden.
Som ekonomichef/controller eller om du sitter i ledningen hjälper eDokument dig med:
– Ekonomihandboken tillgänglig och uppdaterad.
– Ordning och reda på samtliga dokument samlade på ett ställe.
– Koncern med flera bolag får samma struktur.
– Dokumenten integrerade med affärssystemet för ytterligare automatiserade rutiner.
– Revisionsarbetet.
Som inköpare och inköpschef hjälper eDokument dig med:
– Kontroll på arbetsflödet för inköpsanmodan.
– Effektivare beställningsrutin.
– Integrerat med inköpssystemet för ytterligare automatiserade rutiner.
Som hållbarhets- och miljöansvarig hjälper eDokument dig med:
– Process för olycksfallsrapportering och dokument.
– Arbets- och miljöhandbok tillgänglig och uppdaterad.
– Brandskyddsarbete i enlighet med lagstiftning.
– Uppföljning av miljöskyddsarbete och hållbarhetspolicy enligt ISO.
Kombinera eDokument med våra andra tjänster
Läs vad våra kunder tycker om QNOVA eDokument:
”Vill du spara tid och pengar med bättre dokumentkontroll?” / Magnus Olsson